Opmaken privacyverklaring

Wat is een privacyverklaring en waarom is het verplicht?

Een privacyverklaring (ook wel privacy policy of privacystatement genoemd) is een officieel, openbaar document waarin een organisatie uitlegt hoe zij omgaat met persoonsgegevens. Zodra uw onderneming namen, e-mailadressen, telefoonnummers of IP-adressen verwerkt van klanten, websitebezoekers of personeel, bent u wettelijk verplicht om hier transparant over te communiceren. Het is het uithangbord van uw privacystructuur.

Waarom is een privacyverklaring onmisbaar voor uw organisatie?

Wettelijke verplichting (AVG)

Sinds de invoering van de AVG is transparantie een harde juridische eis. Het ontbreken van een correcte verklaring is een directe overtreding van de wet, wat mogelijk kan leiden tot forse boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Informatieplicht naar uw relaties

De wet geeft burgers het recht om te weten wat er met hun data gebeurt. In de verklaring legt u helder uit welke gegevens u verzamelt, waarom u dit doet, hoe lang u ze bewaart en met welke externe IT-partijen (verwerkers) u samenwerkt.

Bouwen aan vertrouwen en reputatie

Privacyfouten en datalekken liggen onder een vergrootglas. Met een zorgvuldige privacyverklaring laat u aan klanten, leveranciers en partners zien dat u verantwoordelijkheid neemt. Het straalt professionaliteit en integriteit uit.

Onderdeel van uw compliance en risicomanagement

Een privacyverklaring staat nooit op zichzelf; het is de vertaling van uw interne processen naar de buitenwereld. Het dwingt uw organisatie om kritisch te kijken naar dataminimalisatie en uw interne informatiebeveiliging.